Til jeres virksomhed

Kundeservice til webshops med B2B-salg, hvor firmakundens saldo, fakturaer og salgsordrer står ved samtalen

Respoe henter saldo, forfaldne fakturaer og kreditnotaer fra e-conomic og åbne salgsordrer og fakturaer fra Business Central, så teamet kan svare firmakunden uden at spørge bogholderiet.

Prøv gratis i 14 dage Læs guiden

Før og efter

Sådan ser et spørgsmål om en faktura ud før og efter, at e-conomic står ved samtalen

Eksemplet er en tænkt firmakunde, der spørger til en forfalden faktura. Trinene er en typisk arbejdsgang, ikke en måling.

Uden ordren ved samtalen

4 trin

1Videresend spørgsmålet til bogholderiet
2Vent på, at nogen slår kunden op i e-conomic
3Få fakturaen som PDF på mail
4Skriv svaret til kunden med fakturaen vedhæftet

Med Respoe

2 trin

1Saldo og forfaldne fakturaer står ved samtalen og på firmaet
2Vedhæft faktura-PDF'en direkte til svaret

Guide

Sådan giver I firmakunder hurtige svar om fakturaer, saldo og ordrer uden at gå via bogholderiet

B2B-kunder spørger ofte om penge, og svaret ligger i regnskabet, ikke i webshoppen.

01Knyt kontakter til firmaetFlere personer fra samme firma skriver ind. Saldo og fakturaer skal vises på firmaet, uanset hvem der skriver.
02Giv kundeservice læseadgang til regnskabetSaldo, forfaldne fakturaer og kreditnotaer er det, firmakunder spørger om. Læseadgang er nok til at svare.
03Lad kreditnotaer kræve en ekstra personEn kreditnota er penge ud af virksomheden. Lav den som kladde, og lad en administrator godkende, før den bogføres i regnskabet.
04Slå firmaet op i CVR, når det er nytNavn og adresse fra CVR-registret sparer spørgsmål frem og tilbage ved nye firmakunder.
05Skriv betalingsbetingelserne i en artikelKredittid, rykkergebyrer og hvordan man får en kopi af en faktura bør stå ét sted, så både team og AI svarer ens.

Skabeloner

Svarskabeloner til firmakunder, som I kan kopiere og tilpasse

Udskift felterne i firkantede parenteser. I Respoe udfyldes kundens navn og ordrenummer automatisk, når skabelonen er gemt som et gemt svar.

Kopi af faktura

Hej [fornavn]

Her er en kopi af faktura [fakturanummer] på [beløb] med forfald [forfaldsdato]. Den er vedhæftet som PDF.

Venlig hilsen
[dit navn]

Forfalden saldo

Hej [fornavn]

Jeg kan se, at [firmanavn] har en forfalden saldo på [beløb] fordelt på [antal] fakturaer. Jeg har vedhæftet dem her. Skriv endelig, hvis noget ikke stemmer, så kigger vi på det.

Venlig hilsen
[dit navn]

Tjekliste

Tjekliste til kundeservice for firmakunder

Regnskabet er forbundet med læseadgang
Kontakter er knyttet til deres firma
Kreditnotaer kræver en ekstra administrator
Betalingsbetingelserne står i en hjælpeartikel
CVR-opslag er sat op til nye firmakunder

Typiske fejl

De fejl, vi oftest ser, og hvordan I undgår dem

At sende hvert fakturaspørgsmål til bogholderietDet gør svaret langsomt og fylder i bogholderiets dag. Med læseadgang kan kundeservice svare selv.
At lade én person lave og bogføre kreditnotaerKræv en ekstra person, så fejl og misbrug opdages, før pengene er væk.

Det gør Respoe for jer her

Sådan hjælper Respoe med det, guiden beskriver, uden at I skal bygge det selv

Saldo og forfaldne fakturaer
Fra e-conomic ved samtalen og på firmaet, med PDF og kreditnotaer.
Salgsordrer fra Business Central
Kundens åbne salgsordrer og de seneste 12 måneders fakturaer.
Faktura i svaret
Vedhæft en faktura-PDF fra e-conomic direkte til svarudkastet.
Kreditnota kræver godkendelse
En kreditnota laves som kladde og kræver en ekstra administrator; Respoe bogfører aldrig.
CVR-opslag
Slå firmaets oplysninger op i CVR-registret ved samtalen.
Webshopordrer også
Ordrer fra webshoppen står ved samme samtale som ERP-dataene.